Konferencja – jak ją przygotować?

Konferencje są organizowane praktycznie w każdej dziedzinie życia. Są przeznaczone zarówno dla naukowców, jak i przedsiębiorców, specjalistów czy innych grup społecznych i zawodowych. Spotkanie się w jednym miejscu specjalistów w konkretnej dziedzinie z osobami, które pragną poszerzyć swoją wiedzę jest wygodniejsze i tańsze niż spotkania osobiste, twarzą w twarz. Organizacja konferencji może być jednak bardzo trudna i wymagająca. Wszystko zależy od wygłaszającego prelekcję i audytorium. Z drugiej strony, jeśli zainteresowanie będzie duże, wydarzenie może przynieść znaczące zyski.

Wybór miejsca na konferencję

Jednym z najważniejszych czynników, które wpływają na sukces organizacyjny konferencji jest miejsce wydarzenia. Zazwyczaj te, które odbywają się w większych miastach, z dobrym dojazdem są chętniej uczęszczane. Dlatego w mieście takim jak Szczecin hotel na konferencję znaleźć bardzo łatwo. Dostosowane do wymogów sale konferencyjne z nienagannym nagłośnieniem to miejsce, które zapewni pozytywny odbiór wydarzenia. Konferencja nie musi odbywać się w hotelu, jeśli jednak uczestnicy mają zjechać się z większego obszaru lepiej wybierać miejsca, w których można przenocować. Dotyczy to również konferencji, które trwają więcej niż jeden dzień. Dodatkowo w mieście takim jak Szczecin hotele są dostosowane do przeprowadzania konferencji pod względem zaplecza gastronomicznego. Nikt nie będzie siedział skupiony przez wiele godzin, jeśli nie zapewni się mu przynajmniej małego poczęstunku. Dlatego też miejsce, w którym odbędzie się konferencja ma duże znaczenie dla jej przyszłego sukcesu. Istotne są takie czynniki jak dojazd, miejsca parkingowe, wyżywienia, renoma miejsca i zaplecze hotelowe. Czasem odpowiednie miejsce jest droższe, jednak przyciągnie większą liczbę słuchaczy, co przyniesie zwiększone zyski z wydarzenia – a przecież w większości przypadków organizacja konferencji ma być rentowna. 

Atrakcje na kilkudniowej konferencji

Jeśli konferencja ma trwać więcej niż jeden dzień, koniecznie trzeba zapewnić uczestnikom możliwość integracji i rozrywki. Popołudniami mogą być to wycieczki fakultatywne, a wieczorami integracja w restauracji. W mieście jak Szczecin hotele mają często część z siłownią czy SPA. Jeśli wybrany lokal posiada takie zaplecze można zaoferować uczestnikom zabiegi odnowy biologicznej, basen czy siłownię – dzięki temu będą oni jeszcze bardziej zadowoleni z udziału w wydarzeniu. Dodatkowo, jeśli środowisko specjalistów w danej tematyce jest niezbyt duże, pozytywne opinie będą dobrze wpływać na kolejne wydarzenia tego typu. 

Materiały konferencyjne

Niezależnie od tematyki konferencji przyjęło się przekazywanie uczestnikom pakietów drobnych podarków i przydatnych skryptów. Można poprosić prelegentów o wykonanie streszczenia ich wystąpień i wydanie ich w formie małej broszurki opatrzonej logo konferencji. Często w pakietach znajdują się także notatniki i długopisy, które pozwalają na samodzielne zapisanie wszystkich istotnych informacji z wystąpień.